Cómo automatizar la contabilización de facturas de gasto con IA

Paso a paso

1. Parte de tu libro diario. Súbelo en el formato que exporte tu programa (Excel o texto). De él salen los proveedores habituales con la cuenta a la que se contabilizan, las cuentas de gasto que usas y los criterios que se repiten. Es un punto de partida, no un formulario en blanco.
2. Revisa lo que ha deducido. Cada proveedor aparece con su criterio marcado como provisional. Confirmas los que están bien y, para los que no, se lo explicas al agente con tus palabras: «las facturas de portes van a la 624 y las de aduanas a la 600». Solo se guarda cuando tú lo confirmas.
3. Sube las facturas o conecta Google Drive. PDF, fotos, escaneados o Excel. En modo Drive, ContaClon lee la carpeta de pendientes, contabiliza, sube el archivo de cada sociedad y archiva cada PDF.
4. La primera factura de cada proveedor enseña; las siguientes van solas. Con un proveedor nuevo cuyas facturas traen texto, la IA escribe una receta con tu criterio: un pequeño programa que sabe leer las facturas de ese proveedor y convertirlas en asiento. El mes siguiente, su factura se contabiliza con la receta en segundos y sin gastar IA.
5. Resuelve las dudas una vez. Si falta un dato (un centro de coste, una cuenta que no está en el manual), te plantea una pregunta concreta y espera. Con tu respuesta completa la ficha de ese proveedor, así que la próxima vez no vuelve a preguntar.
6. Importa el resultado. Obtienes un archivo por sociedad listo para importar en tu programa contable.

Qué tiene que resolver bien una herramienta así

• IVA e IRPF con sus claves: deducible, exento, intracomunitario, inversión del sujeto pasivo, retenciones.
• Varias sociedades: reconocer por el CIF a qué sociedad va cada factura y separar la salida.
• Proveedores que van a varias cuentas según lo que facturan, y repartos por centros de coste.
• Facturas largas con cientos de líneas, como las de mensajería: sumar por cuenta y centro y comprobar que cuadra con el total impreso antes de dar el asiento por bueno.
• Duplicados: avisar si una factura ya se contabilizó.
• No inventar: ante la duda, preguntar. Un asiento equivocado cuesta más que una pregunta.

Preguntas frecuentes